01 / CONSULTATION NOTE
사람보다 업무 흐름을 먼저 살펴봅니다.
부정행위나 기밀 유출이 의심되더라도 특정인의 책임을 먼저 정해 놓으면 자료를 균형 있게 읽기 어렵습니다. 어떤 계약·지급·물품·문서에서 설명이 맞지 않는지부터 정리해 주세요.
확인할 기간을 좁히고 기록이 이어지는 순서를 표시하면 검토 항목이 구체화됩니다. 자료가 없는 구간은 누군가의 책임으로 단정하지 않고, 추가 확인이 필요한 항목으로 남겨 둡니다.
02 / CONSULTATION NOTE
상담 창구와 승인 담당자를 구분합니다.
실무 내용을 아는 사람과 자료 제공을 승인할 사람이 다를 수 있습니다. 첫 상담에서는 질문을 모을 담당자, 회사 내부 승인을 맡을 담당자, 결과를 검토할 사람의 역할을 알려 주세요.
회사 문서 전체를 보내기 전에 문서 목록과 필요한 기간을 설명하는 방법도 있습니다. 관련 없는 고객 정보와 내부 자료까지 섞이지 않도록 제공 대상을 먼저 정합니다.
03 / CONSULTATION NOTE
결과가 쓰일 자리에 맞춰 범위를 정합니다.
내부 점검에 필요한 설명과 외부 협의에 사용할 문서의 요구 수준은 다를 수 있습니다. 결과물의 용도, 필요한 항목, 의사결정 일정을 전달하면 업무 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.
진행 중 요청이 늘어나면 기존 업무의 보완인지 새로운 확인 업무인지 나눠야 합니다. 추가 인력이나 일정이 필요한 경우에는 변경 내용과 비용을 승인한 뒤 진행하도록 협의합니다.
첫 상담에 도움이 되는 네 가지
- 확인할 업무·거래와 대상 기간
- 문서 목록 및 사내 보관 부서
- 자료 제공과 추가 업무 승인 담당자
- 결과를 사용할 목적과 내부 마감 일정
자료가 모두 준비되지 않아도 괜찮습니다. 현재 아는 내용과 아직 확인하지 못한 내용을 나눠 말씀해 주세요.